(Januari 2002; samenvatting in: Mededelingenblad Nederlands Genootschap van Tolken en Vertalers, feb. 2002; paragraaf over Email2SMS ingekort in oktober 2002 en verwijzing naar aparte pagina geplaatst; nogmaals ingekort in april 2003)

"Aus gegebenem Anlass" - door privé-omstandigheden ben ik genoodzaakt om een heel jaar in mijn thuisland te werken - wil ik enkele ervaringen en tips met u delen over het voor langere tijd werken op een ander adres dan u gewend bent, met name in een nader land. Dit zal door het grote allochtone gehalte van dit Genootschap menigeen van u overkomen. Gelukkig biedt de huidige technologie alle noodzakelijke voorwaarden om uw "winkel" ook elders geruisloos te laten draaien zonder dat de klanten (en u) daar hinder van ondervinden. Hierna vindt u een "kookboek" met tips over materialen en voorzieningen waaraan u zou moeten of kunnen denken. Sommige zaken zijn essentieel, anderen lijken pietluttig. Maar evenals bij een kookrecept mag een half grammetje zout niet worden vergeten. Het doel is in elk geval dat u uw werk elders met gemak kunt voortzetten, en dat alleen tegen de meest noodzakelijke extra kosten. Houdt u er overigens rekening mee dat sommige van de hierna vermelde gegevens gezien de snelle technische ontwikkelingen als momentopname (januari 2002) dienen te worden opgevat.

Apparatuur

Minimaal:

• PC / laptop + muis; met USB-poort(en) en bij voorkeur ook een snelle IEEE 1394-poort ("Firewire") voor het aansluiten van externe harde schijven, CD-R/RW e.d.
• USB-hub met voeding voor het aansluiten van diverse randapparatuur; een hub is een klein verdeelkastje waardoor elke USB-poort met telkens 4 extra poorten wordt uitgebreid.
• A4 scanner; aanbeveling: Canoscan N650U: klein en licht; kan faxen, scannen en kopiëren; werkt op USB-poort zonder voeding; goede software; bij transport met schuifschakelaar beveiligen!
• Een backup-systeem; het beste is een externe harddisk op de IDE-poort, de Firewire-poort of de USB-poort; minder geschikt zijn CD-branders (te weinig capaciteit, lastig bij het maken van een backup); bijbehorende software zoals PowerQuest DriveImage of Norton Ghost. Gebruik niet de standaard Windows backup-software, deze is erg onbetrouwbaar. Maak vóór vertrek een volledige backup van het systeem, brand deze 2x naar CD's, breng één set naar de kluis en neem de andere set mee op reis.
• Printer + papier + reservepatroon + adres lokale leverancier; printer defect of afwezig? Zend het bestand per faxmodem op de fijnstand naar een fax in de buurt.
• Microfoon/koptelefoon voor spraakherkenning en/of videoconferencing (zie hierna).
• Enkele floppies waaronder de systeemdiskette om Windows in noodgevallen vanaf drive A te kunnen starten/installeren.
• Bij gebruik van een laptop: los toetsenbord - onmisbaar bij langer dan een uurtje werken.
• Geschakelde tafelcontactdoos met minimal 12 (ja, 12, of 2 x 6) stopcontacten; eventueel met overspanningsbeveiliging.
• Modem + alle noodzakelijke tussenstekkers voor andere telefoonsystemen.
• Alle vereiste kabels.
• PC-schroevendraaierset voor werkzaamheden aan stekkers en bekabeling.
• Minimaal 1 GSM (zie ook hierna) incl. acculader en handsfree-installatie voor in de auto.
• Handboekje bij de GSM(s) en een notitie met de PIN- en PUK-codes (PIN unlocking key) van de GSM(s).
• Muismat.
• Netadapters voor zover nodig.
• Dongle(s) voor daarmee beveiligde software zoals Trados.

• ZipDrive + ca. 3-4 ZipDisks voor kleinere backups en het verzenden van zeer grote bestanden per post; indien u thuis een volledige backup hebt liggen kunt u overwegen om de in den vreemde gegenereerde data alleen met een ZipDisk dagelijks te beveiligen; gebruik daarvoor het MS-DOS programma xcopy32.exe met de volgende commandoregel:

  xcopy32.exe c:\*.* d:\*.* /d:xx-yy-200z /s /r /y

  waarmee u alle sinds xx-yy-200z op c: aangemaakte en/of gewijzigde bestanden kopieert naar d:.
• Faxtoestel; faxen met de scanner alleen kan ook maar is voor grotere documenten erg omslachtig. Een in Nederland normaal functionerend faxtoestel moet soms met behulp van ingebouwde schakelaartjes of een in te toetsen code aan het buitenlandse telefoonnet worden aangepast (zie handboek).
• Netwerkkaart.
• Leespen (bijv. IRISpen met 55 herkenningstalen); zie artikel in vorig NGTV/MBB.
• Webcam/digitale camera + statief voor videoconferencing via Internet; dit werkt zeer eenvoudig: NetMeeting starten, verbinding naar Internet openen, c:\windows\winipcfg.exe starten; dit toont eigen momenteel IP-nummer. Dit nummer doorbellen naar gesprekspartner die dat in zijn NetMeeting-programma invoert, klaar. Een andere mogelijkheid is videoconferencing via www.ivisit.com.
• Palmtop-PC; deze kan door slim gebruik van een goede GSM achterwege worden gelaten.
• UPS (uninterruptable power supply; onderbrekingsvrije stroomvoorziening) voor gebruik van een desktop PC in landen met een wankel stroomnet; bij een laptop is dit niet nodig.
• Geluidsboxen.
• Antidiefstalkabel voor de laptop.
• Bureaulamp.
• Ergo-rest armsteun.
• Wereldontvanger.
• Spanningsconverter voor landen die niet 220/230 V hanteren.
• Webcam.

• Een goed OCR-programma om bijvoorbeeld faxen (hierover later meer) in een tekstbestand te kunnen inlezen; aanbeveling: FineReader 5.0 al dan niet met Cyrillische module.
• IrfanView (zie www.irfanview.com); onmisbaar voor onder andere de ontvangst van faxen.
• Spraakherkenning.
• Faxprogramma (MS Outlook, MS Exchange of vergelijkbaar).
• CD-foon met alle Nederlandse telefoonnummers + routeplanner.
• NetMeeting voor videoconferencing, gratis te downloaden bij via Microsoft.
• DriveImage en/of Ghost, elk op 1 floppy.
• Een goede teksteditor zoals Textpad.
• Offline-telebankieren zoals girotel; online-telebankieren is voor noodgevallen handig maar kan nooit een offline-programma vervangen.
• Boekhouding en adresbeheer.
• Alle faciliteiten en informatie om te kunnen factureren.
• GSM-management (zie hierna).

• Essentiële handboeken bij uw software.
• Essentiële woordenboeken; maak daar een lijst van om bij een volgend buitenlands verblijf niet opnieuw te moeten beslissen.Eeen zwart vel papier A4 om bij het scannen van dubbelzijdig bedrukt papier bovenop te leggen; dit voorkomt het doorschijnen van de tekst op de achterkant.
• Conrad-bestelcatalogus voor alle elektronica; tal van onderdelen zijn in het buitenland niet zo gemakkelijk in de winkel verkrijgbaar als in Nederland.
• (Abonnement op) uw krant; zeer belangrijk! Ik haal al 8 maanden 6 x per week De Volkskrant en blijf daardoor goed bij.
• Verpakkingsmateriaal + taperoller.
• Ruime set briefpapier + bijbehorende enveloppen + visitekaartjes; layout-bestanden voor het bij laten (bij)drukken van briefpapier en enveloppen, eventueel met een tijdelijk aanvullend en/of ander adres erop.
• A4-papier, diverse soorten enveloppen, memo's, blanco adresetiketten, paperclips, nietjes, nietmachine, grote perforator, plakband, postzegels, lokale posttarieven, priorityzegels, faxrollen, afzenderetiketten, brievenweger, lege archiefordners.
• Klok/wekker; eventueel 2 klokken als u in een andere tijdzone gaat werken.
• Bankoverschrijvingsformulieren en bankenveloppen.
• Beëdigingsgereedschap; maak voor spoedgevallen waar de postverzending te lang zou duren een afspraak met een beëdigde collega in Nederland met dezelfde taalcombinatie(s); verzend de originelen per fax of elektronisch en de vertaling per e-mail naar hem/haar; hij/zij zorgt dan voor aanhechting, beëdiging en fysieke postverzending.
• Concepthouder.
• Ter plaatse twee grote tafels, een goede bureaustoel en een voetenbankje.

• U moet bij een wat langer verblijf in uw buitenland op zoek gaan naar een eerste klas GSM-provider die niet alleen goede tarieven hanteert maar ook als het enigszins kan SMS-notificaties over binnengekomen e-mails verzendt, liefst kosteloos.
• Uw GSM is, zeker in den vreemde, het veruit belangrijkste wapen. U hebt er een nodig die een zeer groot nummergeheugen (minimaal 250, beter 500) heeft en waarmee u via het (tamelijk vreselijke) Wap in noodgevallen e-mail kunt afhandelen. GPRS voor snellere verbindingen is eveneens een optie om te overwegen. Ik beveel u Nokia 6210/6310(i) aan - superieur gebruikersmenu, groot geheugen. Onmisbaar daarbij is een beheerprogramma via de PC omdat u anders de vele honderden telefoonnummers, faxnummers, e-mail adressen, afspraken, verjaardagen en gewone adressen in deze Nokia's niet op een verstandige manier kunt bijhouden. Ik beveel u de Oxygen Phone Manager aan (USD 39 voor max. 2 toestellen). Uitstekend product en dito service. Verbinding naar PC met speciale kabel of infrarood.
• Uitermate handig is e-mail notificatie per SMS. U ontvangt een kort bericht met de afzender en de onderwerpregel en kunt vervolgens onderweg nog reageren. Uitgebreide (Engelstalige) informatie hierover vindt u op een aparte pagina.
• Ook hebt u een absoluut betrouwbare lokale Internetprovider nodig die op basis van call-by-call werkt; dat wil zeggen dat u een speciaal nummer inbelt waarna u toegang tot het Internet tegen een laag, lokaal telefoontarief krijgt. Doet u dat niet dan moet u elke keer naar Nederland bellen hetgeen u erg duur kan komen te staan. Ik had een tijdje geen vaste telefoonlijn op mijn buitenlandse werkplek en bovendien problemen met de lokale GSM-provider. Dat werd dus lekker roamen met Libertel à EUR 1 per minuut met 9600 baud (!!!). De rekening was dan ook bijna EUR 1.000 extra in één maand.
  In Oostenrijk bel en surf ik inmiddels via het vaste net met 1005-0192-71000 naar Tele2 voor EUR 0,02 overdag en EUR 0,01 's avonds. De "1005" is vergelijkbaar met de "16xx" in Nederland. Vraag de lokale Internetprovider ook om een handleiding.
• Het ophalen van e-mail werkt anders dan thuis. Aangezien de dommerds van Microsoft zelfs in Outlook Express v6.0 nog niet de optie "eerst ophalen, dan pas zenden" in hebben gebouwd, bent u gedwongen om elke keer dat u iets wilt verzenden, handmatig eerst te ontvangen, en das pas te zenden (zie pijltje naast zend/ontvang-symbool). De reden hiervoor is dat u via een derde netwerk inbelt en vervolgens via uw Nederlandse provider verzendt. Dit mag pas ná de zogenaamde POP-identificatie bij uw Nederlandse provider, dus eerst ontvangen en vervolgens - zonder op te hangen! - zenden. De identificatie voor het ontvangen is in dezelfde sessie "goed" voor de identificatie voor het zenden. In Outlook Express mag u derhalve ook niet aanvinken dat na het verzenden en ontvangen automatisch opgehangen moet worden. Wanneer u dat zou doen, wordt na het handmatig ontvangen opgehangen en u bent nog geen stap verder. Elk contact met uw Nederlandse provider via inbellen bij uw buitenlandse provider dient derhalve geheel handmatig afgewikkeld te worden. Leve Bill Gates. Ach, Amerika is gewoon een groot eiland.
• In Outlook Express kunt u onder Extra, Accounts, Verbindingen het beste aangeven dat u uw Nederlandse provider steeds wilt benaderen via de buitenlandse inbelverbinding. Bij Configuratiescherm, Modems, Kieseigenschappen mag u ingeval van call-by-call niet de prefix, zoals de als voorbeeld genoemde 1005, aangeven. Deze vult u pas in bij het aanmaken van een nieuwe externe toegang naar die buitenlandse provider.

• 1 Nederlandse GSM met het nummer 06-NL-GSM, bijvoorbeeld 06-54123456
• 1 buitenlandse SIM-kaart met het nummer 0BUI-GSM, bijvoorbeeld 0664-123456 bij een buitenlandse provider
• 1 Nederlands vast telefoonnummer 0NL-VAST-TEL, bijvoorbeeld 030-1234567
• 1 Nederlands faxnummer 0NL-VAST-FAX, bijvoorbeeld 030-7654321
• 1 buitenlands vast telefoonnummer 0BUI-VAST-TEL, bijvoorbeeld 01-1234567
• abonnement bij XOIP/Tiscali; dit is onmisbaar. XOIP geeft u een eigen faxnummer in de vorm 084-1234567 respectievelijk gebruikersnummer in de vorm van 3184123456. U leidt met *21*084-XOIP# alle thuis binnenkomende faxen om naar de box van XOIP. Daar worden de faxen meteen omgezet in een grafisch bestand en uw per omgaande per e-mail als attachment nagezonden. Het attachment wederom opent en print u met IrfanView (zie boven). Tevens ontvangt u desgewenst gratis een SMS-notificatie op uw Nederlandse of buitenlandse GSM. De abonnementskosten bedragen ca. EUR 45 per jaar voor een onbeperkt aantal faxen + notificaties, er zijn geen gebruikskosten. Het systeem werkt voortreffelijk en in de twee jaar dat ik het nu gebruik zonder enige misser. Met IrfanView kunt u de als één groot TIFF-bestand binnenkomende attachments in de aparte pagina's uitsplitsen en desgewenst naar collega's doorzenden. Ook kunt u met een OCR-programma deze bestanden meteen om laten zetten in tekst hetgeen in veel gevallen verbluffend goed gaat (met FineReader v5.0 bij een normale faxkwaliteit voor ca. 98% foutloos).

• Alle spraakoproepen naar 0NL-VAST-TEL met 4 signaaltonen vertraging doorschakelen naar 06-NL-GSM met *61*06-NL-GSM#
  Dit heeft als groot voordeel dat elke keer dat u niet thuis bent alle gesprekken op uw GSM binnenkrijgt. Bent u thuis, neemt u zelf de vaste lijn op. Is de familie thuis en u bent in het buitenland, laat de familie de lijn overdag gewoon doorrinkelen. Na het vierde oproepsignaal wordt naar u doorgeschakeld. 's Avonds neemt de familie zelf op. Bij KPN kunt u dit nummer als voorkeursnummer met korting instellen. Beschikt u over een separate telefoonlijn voor de zaak kunt u natuurlijk zonder vertraging doorschakelen met *21 in plaats van *61.
  Overigens zijn de doorschakelcodes anders voor ISDN, raadpleeg de telefoongids.
• Alle faxoproepen naar 0NL-VAST-FAX permanent, ook al bent u in Nederland, en onmiddellijk doorschakelen naar Tiscali/XOIP met *21*084XOIP# Bij KPN kunt u dit nummer als voorkeursnummer met korting instellen.
• Bij uw Internetprovider stelt u de bovengenoemde kopie van de header naar www.daybyday.de of een andere goedkope "e-mail naar SMS-gateway" in. De zoekterm op Internet voor dergelijke diensten is onder andere "unified messaging", overigens niet te verwarren met "instant messaging". Interessante diensten zijn www.bulksms.com (werkt niet met alle GSM-providers) en www.smswhiz.com. Instellen kunt u soms in een servicemenu bij de provider, soms zelf door in het bestand ".procmailrc", aanwezig in uw homepage-hoofddirectory op uw server, 3 regels toe te voegen:

  : 0 ch
  *
  ! uwlogin@daybyday.de
  

  (Betekenis: "Kopieer alle headers van inkomende mail naar ...")
  
  Bij www.bulksms.com en www.smswhiz.com is de syntax iets uitgebreider. Zie hiervoor de aparte pagina over Email2SMS.

1. Als GSM wordt de 06-NL-GSM gebruikt.
2. Geen andere doorschakelingen op het toestel 06-NL-GSM behalve naar de normale GSM-voicemail ingeval van geen gehoor / buiten bereik / in gesprek / uitgeschakeld.
3. Alle spraakoproepen naar 0BUI-GSM doorschakelen naar +316NL-GSM.
4. SMS-notificatie bij www.daybyday.de of www.bulksms.com etc. instellen op +316NL-GSM.
5. SMS-notificatie door Tiscali/XOIP over binnenkomende faxberichten instellen op 316NL-GSM.

1. Als GSM wordt de 0BUI-GSM gebruikt, of u plaatst de buitenlandse SIM-kaart in het toestel.
2. Spraakoproepen naar 06-NL-GSM doorschakelen naar 0NL-VAST-TEL. Immers, direct doorschakelen naar een buitenlandse GSM is niet mogelijk, tenminste niet bij Libertel; van de andere providers weet ik het niet. De oproep wordt derhalve meteen doorgeschakeld naar 0NL-VAST-TEL en vervolgens nogmaals, met 4 signaaltonen vertraging, naar 0BUI-GSM. Bij KPN kunt u dit nummer als buitenlands voorkeursnummer met korting instellen.
3. SMS-notificatie bij www.daybyday.de instellen op +Land-BUI-GSM, bijvoorbeeld +43664123456.
4. SMS-notificatie door Tiscali/XOIP over binnenkomende faxberichten instellen op Land-BUI-GSM.

• Testen van de webmail-faciliteit van uw provider.
• Goede afspraken met uw thuisfront voor het minimaal 3 x wekelijks legen van uw postbus/brievenbus en het nazenden/nafaxen van belangrijke stukken. De fysieke post is naar mijn ervaring het grootste struikelblok bij het werken op een nadere plek dan u gewend bent, onder andere door de soms lange overkomstduur: 9 dagen Utrecht-Innsbruck is heel gewoon, zelfs met priority. U zou wellicht met PTT-Post nazending naar het buitenland kunnen overeenkomen. Ik heb daar geen ervaring mee en weet ook niet of dat langdurig en goed functioneert. Een familielid is in dergelijke gevallen altijd beter omdat deze de belangrijke stukken van de onbelangrijke kan schiften.
• Ziektekostenverzekering en (doorlopende) reisverzekering. Let op, er geldt altijd een maximale termijn van bijvoorbeeld drie maanden aaneensluitend in het buitenland. Hierover kunt u aanvullende afspraken maken met de verzekeraars of u moet af en toe even terug naar Nederland en dit in voorkomende gevallen ook kunnen bewijzen.
• Eventueel PayPal voor internationaal betalingsverkeer (zie vorig MBB).
• Indien u een buitenlandse bankrekening gaat openen, maak de kwaliteit van hun offline-telebanking systeem tot het hoofdkriterium bij de keuze van de bank. Online-systemen zijn, ongeacht het land, derhalve ook in Nederland, principieel langzaam, onhandig en onoverzichtelijk.
• Maak fotokopieën van uw TAN-lijsten van uw telebanking programmatuur, of, nog handiger, scan de lijsten in en bewaar ze versleuteld op uw PC.
• Denk erom dat Girotel een ronduit debiele manier heeft om buitenlandse telefoonummers in te voeren. Onder Bestand, Modem instellingen dient u bij Dial te schrijven: ATDT003 i.p.v. ATDT en onder Beheer, Abonnement moet u de eerste nul van de twee inbelnummers vervangen door een 1 - Let op! Noteer eerst de nummers, ze lates zich alleen als geheel, na eerst te zijn gewist, vervangen... Nou, dat zijn me toch van die slimmerds bij de Postbank (terwijl ik hun dat al 4 jaar geleden gezegd heb... ;=(((
  Maar onlangs (oktober 2002) heb ik een manier gevonden om dit euvel op c.girotel.buitenland.html heel eenvoudige wijze te verhelpen.
• APK-keuring eventueel vervroegen. Ze doen daar zeer vervelend als u, zelf met schriftelijke verontschuldiging, over tijd bent.
• Buitenlandse snelweg-tolvignetten bij de ANWB aanschaffen.
• Uw BTW-nummer; voor grotere artikelen die u in het buitenland moet aanschaffen is het zeer de moeite waarde om de leverancier om een netto-factuur te vragen. In veel gevallen betaalt u aan hem het bedrag excl. BTW wanneer u uw Nederlands BTW-nummer en bedrijfsnaam opgeeft.
• Zorg ervoor dat u van al uw bankrelaties in binnen- en buitenland de IBAN (International Bank Account Number), zie ook de IBAN Checker & Generator, en de SWIFT/BIC-code kent.
• Overweeg het gebruik van een webcam indien u hetzij met uw naasten hetzij met uw klanten ook visueel wilt communiceren. Hoe u een webcam onder alle omstandigheden kunt laten draaien en op zeer eenvoudige en goedkope wijze kunt opzetten, leest u op een aparte pagina (Engelstalig).
• Eventueel dit artikel.

  Goede reis.